ChatGPTを強力なAIメール作成ツールとして活用する方法(15以上のプロンプト付き)

Andre Smith
ChatGPTを強力なAIメール作成ツールとして活用する方法(15以上のプロンプト付き)

完璧な言葉を見つけようと、空白のメール下書きをじっと見つめていませんか?ChatGPTは、あなたの受信箱を制覇するための秘密兵器になります。プロフェッショナルなリクエストを書く必要がある場合でも、説得力のあるセールス・ピッチを作成する必要がある場合でも、単により速く返信するだけでよい場合でも、ChatGPTは、24時間365日稼働する多用途で無料のAIメールライターに変身します。

最近の職場調査によると、専門家は1日に平均4.1時間をメールの確認と返信に費やしています。適切なChatGPTプロンプトを使用すれば、コミュニケーションの質を向上させながら、その時間を半分に短縮できます。

このガイドでは、効果的なプロンプトエンジニアリングの公式と、すぐに使える15以上のコピー&ペースト可能なメール作成用ChatGPTプロンプトなど、必要なものがすべて揃っています。

簡潔な答え:完璧なChatGPTメールプロンプトの公式

成功の方程式

常に完璧なChatGPTメールプロンプトを作成するための構造をマスターしましょう

目標 + コンテキスト + トーン + 制約
AIメールを成功させるための4つの必須要素
1
目標: ChatGPTに何をさせたいか
2
コンテキスト: 誰、何、いつ、なぜの詳細
3
トーン: どのように表現したいか
4
制約: ルールと制限事項

💡 実際の例:

「新しい第4四半期の締め切りについて、チームにプロフェッショナルなメールの下書きを作成してください。
150語以内にまとめ、友好的でありながら権威のある口調にしてください。」
目標:下書き コンテキスト:チーム、第4四半期の締め切り トーン:プロフェッショナル、友好的でありながら権威のある 制約:150語以内

完璧なメールプロンプトの秘訣:4つの主要な要素

メールライターgptとしてChatGPTから素晴らしい結果を得るには、AIと効果的にコミュニケーションする方法を理解する必要があります。あなたを助けることができる熟練したアシスタントに指示を与えるようなものですが、明確な指示が必要です。

1

目標を明確にする

ChatGPTにメールで何をさせたいかを具体的に記述してください。

書く ゼロから作成する
返信する 受信したメールに返信する
書き直す 既存の下書きを改善する
要約する 長いメールを凝縮する
校正する エラーがないか確認する
2

コンテキストを提供する

ChatGPTが正確に記述するために必要なすべての詳細を提供してください。

  • 誰:受信者の名前と役職
  • 何:主題とキーポイント
  • いつ:関連する日付または締め切り
  • なぜ:目的と望ましい結果
  • 背景:以前の会話またはコンテキスト
3

トーンを定義する

メールのトーンをどのようにしたいかを指定します。

フォーマル カジュアル 友好的 説得力がある 謝罪 熱心 プロフェッショナル 権威がある 共感的
4

制約を設定する

出力に特定のルールまたは制限を追加します。

  • 「100語以内にまとめてください」
  • 「わかりやすくするために箇条書きを使用してください」
  • 「価格については言及しないでください」
  • 「明確な行動喚起を含めてください」
  • 「特定の質問で締めくくってください」

メールのワークフローを文書化したり、トレーニング資料を作成したりする必要がある専門家向けに、画面録画ツールを使用すると、チームと共有するためにChatGPTのプロンプトプロセスをキャプチャできます。

あらゆるメール状況に対応する15種類以上のコピー&ペースト可能なChatGPTプロンプト

プロフェッショナルなコミュニケーションのためのプロンプトエンジニアリングとさまざまなトーンオプションを使用したメール作成を示すChatGPTインターフェイス

ChatGPTを個人用のAIメールライターに変える準備はできましたか?状況別に整理された、実証済みのプロンプトを次に示します。詳細をコピーしてカスタマイズし、ChatGPTに貼り付けるだけです。

新しいメールを作成するためのプロンプト

1 正式なリクエスト
[受取人名]様([会社])宛に、[特定の情報またはアクション]をリクエストする正式なメールの下書きを作成してください。

次の点を含めてください。

  • [キーポイント1]
  • [キーポイント2]
  • [キーポイント3]

トーンはプロフェッショナルで敬意を払うようにしてください。メールを150語以内に制限してください。

ユースケース:役員または外部パートナーからのドキュメントの要求、会議のスケジュール、または承認の依頼。

2 コールドセールスのアウトリーチ
[業界]の潜在的なクライアントに、説得力のあるコールドアウトリーチメールを作成してください。

私の会社[あなたの会社]と当社のソリューション[あなたの製品/サービス]を紹介し、[主な利点]の利点に焦点を当ててください。

トーン:プロフェッショナルでありながら暖かく、会話的 長さ:120〜150語 含める:15分間の通話を求める明確な行動喚起

プロからのヒント:受信者の会社に関する具体的な詳細でパーソナライズして、応答率を最大32%向上させます。

3 フォローアップメール
[受取人名]様([日付])の会議に関する丁寧なフォローアップメールを作成してください。

[トピック]に関する議論を簡単に要約し、次のステップについて質問してください。

トーン:友好的でプロフェッショナル 含める:応答を促すための特定の質問 100語以内にまとめてください

フォローアップ成功率
44%
適切なフォローアップによる応答率の向上

4 ネットワーキングの紹介
[人の名前]([役職])に自己紹介する短い友好的なメールの下書きを作成してください。

[イベント]で一緒だったことや、[彼らの分野]での彼らの仕事に感心していることを伝えてください。

関心のあること:[議論したい特定のトピック] トーン:暖かく、誠実で、彼らの時間を尊重する 長さ:最大80〜100語

5 「ありがとう」ノート
[受取人名]様([彼らの助け/面接/彼らの時間/機会])に対する心からの感謝のメールを作成してください。

具体的に言及してください:[感謝していること] 参照:[あなた方のやり取りからの思い出に残る瞬間または洞察] トーン:暖かく、誠実 長さ:60〜80語

メールへの返信のためのプロンプト

6 「はい、同意します」返信
受信したメールを次に示します。
[メールを貼り付けます]

提案された計画への同意を確認し、進む準備ができていることを述べる、前向きでプロフェッショナルな返信の下書きを作成してください。

トーン:プロフェッショナルで熱心 含める:該当する場合は次のステップまたはタイムライン 長さ:50〜75語

7 丁寧な「いいえ」(リクエストの拒否)
私に[何かをする]ように求めてくるメールを次に示します。
[メールを貼り付けます]

この時点で[現在のワークロード、スケジュールの競合など、簡単な理由]により、このリクエストを履行できないことを説明する、丁寧でありながら断固とした返信の下書きを作成してください。

トーン:敬意を払い、謝罪するが明確 提供:[可能な場合は代替ソリューション] 長さ:75〜100語

覚えておいてください:丁寧に作成された「いいえ」は、境界線を維持しながら人間関係を維持します。

8 「もっと情報が必要です」返信
[特定のポイント1]と[特定のポイント2]について明確化を求める、以下のメールへの返信の下書きを作成してください。

元のメール: [メールを貼り付けます]

トーン:プロフェッショナルで好奇心旺盛 形式:わかりやすくするために番号付きの質問を使用する 長さ:60〜80語

複数のメールの会話を管理していて、行動項目を追跡する必要がある場合は、AIノート取りツールを使用すると、メールスレッドからキーポイントを自動的に抽出して整理できます。

下書きの書き直しと改善のためのプロンプト

AI搭載の文法チェック、トーン分析、および書き換えの提案を備えたメール編集インターフェイスを示すプロフェッショナルなワークスペース

9 これをよりプロフェッショナルにする
次のメールの下書きをよりフォーマルでプロフェッショナルになるように書き直してください。

[下書きを貼り付けます]

同じキーポイントを維持しますが、言語とトーンを高めてください。カジュアルな表現やスラングは削除してください。

10 これをより簡潔にする
主要なポイントを維持しながら、次のメールを100語以内に短縮してください。

[下書きを貼り付けます]

冗長性とフィラーの単語を削除します。すべての文を大切にしてください。

11 トーンを変更する
このメールを[より友好的で熱狂的/フォーマル/申し訳ない/説得力のある]トーンにするように書き直してください。

[下書きを貼り付けます]

コアメッセージを維持しながら、目的のトーンにより適切に一致するように、言語と単語の選択を調整します。

12 エラーがないか校正する
次のメールに文法、スペル、または句読点の間違いがないか校正してください。また、明確さと流れも確認してください。

[下書きを貼り付けます]

修正されたバージョンを提供し、見つかった重要なエラーを一覧表示してください。

高度なプロンプト

13 長いメールスレッドを要約する
次のメールスレッドから、主要なポイントと行動項目を要約してください。

[メールスレッドを貼り付けます]

概要を次のように形式化します。

  • 行われた主な決定
  • 行動項目(誰が何を担当するか)
  • 未解決の質問または次のステップ
  • 重要な締め切り
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